Gemeente in tijden van Coronacrisis

Weblogbericht | 02-04-2020 | Martiene Branderhorst

Ondertussen komen via de app vele berichten bij me binnen, wordt de ene na de andere afspraak afgezegd en wordt de persconferentie van het Rijk aangekondigd. Ik besluit naar Gouda te gaan om de crisisorganisatie in gang te zetten. De afgelopen weken hebben we een aantal scenario’s uitgedacht, maar dat bijna de hele gemeentelijke organisatie met 600 mensen in 12 uur tijd thuis zou gaan werken, was niet wat we hadden verwacht ......

Virtuele organisatie

Sindsdien werk ik net als zoveel andere mensen thuis dankzij onze technologische  mogelijkheden. Na een digitale dagstart met leidinggevenden en mijn directie, start de digitale crisisorganisatie. Parallel daaraan richten we een digitaal proces in zodat zelfstandigen bijstand kunnen aanvragen, regelen 24 uurs kinderopvang voor zorgpersoneel, ondersteunen de voedselbank, zorgen voor aanvullende voorzieningen voor daklozen met coronaverschijnselen, maken noodverordeningen en regelen de handhaving daarvan. Besluitvorming verloopt via de digitale collegevergaderingen en dankzij onze technologische hulpmiddelen wordt ook met de gemeenteraad vergaderd.

Met de belangrijke sectoren in de stad, zoals de zorgpartners, de ondernemers, de cultuursector, het onderwijs, organiseren we wekelijks overlegtafels, uiteraard via onze beeldschermen, om te zorgen dat we met elkaar de goede dingen doen. En ondertussen gaan alle reguliere processen ook door maar dan digitaal: een digitale accountantscontrole, een digitale heisessie over de kadernota, digitaal overleg met de ondernemingsraad etc. 

Zoom, teams, mail, telefoon en what’s app: het zijn nu de hulpmiddelen om te zorgen dat het werk door kan gaan. Het is gebruiksvriendelijk, praktisch en werkt, ook in tijden van crisis. En er kan nog veel meer mee. Sommige mensen pleiten in het kader van het bestrijden van het Coronavirus voor het invoeren van een applicatie die elke inwoner traceert en die kan aangeven of je ziek of gezond bent. Een toepassing die in China heel gewoon is. In de Verenigde Staten wil men samenwerken met Google en Facebook om locaties van risicopatiënten op te sporen. Maar ook dichterbij huis zijn er voorbeelden: in België is er discussie over afspraken tussen het kabinet en een private partij over het delen van data en de (te beperkte?) waarborgen.

Publieke waarden zijn van belang

In welke mate en op welke wijze we deze digitale technologieën willen gebruiken in het publieke domein, vraagt ook onze aandacht. Zo zijn we nu afhankelijk van de digitale middelen van de grote technologiebedrijven. Commerciële organisaties die niet zijn opgericht om publieke waarden te dienen. Publieke waarden die zo van belang zijn, ook nu. En dat leidt tot vragen als:

• Wat is er geregeld in de overeenkomsten? 
• Wat gebeurt er met de data van de gebruikers?  
• Welke maatregelen zijn er getroffen ter voorkoming van een datalek? 
• En welke waarborgen zijn er ten behoeve van het beschermen van de privacy? 

Ook bij de gebruikers is het kritisch vermogen en daarmee de digitale geletterdheid van belang. Werkt iedereen in een beveiligde thuiswerkomgeving? Is er aandacht voor de archivering van de digitale documenten en is goed geregeld hoe we kunnen blijven voldoen aan de Wet openbaarheid van bestuur? Hoe waarborgen we ook in deze tijd de dienstverlening voor inwoners die niet om kunnen gaan met de technologische hulpmiddelen?

Vraagstukken om bij stil te staan, op te acteren en organiseren. Ook in tijden van crisis.

Volgende week hebben we onze volgende vergadering met de Raad voor het Openbaar Bestuur, maar dan op een digitale wijze. Nu ik dit schrijf voelt de ROB-bijeenkomst van 12 maart, bij elkaar aan tafel zonder sociale distantie, als een gebeurtenis van heel lang geleden.

Noot

Blogs op Raadopenbaarbestuur.nl zijn op persoonlijke titel. Het blog geeft niet per se de mening weer van de Raad.